In 2009 werd Europa getroffen door een gascrisis als gevolg van geschillen tussen Rusland en Oekraïne. Als reactie op de snel veranderende situatie bedacht ESET een strategie waarmee het bedrijf op afstand kan werken in geval van nood. Dat was één van de eerste plannen voor noodherstel die Ján Kulich, nu de IT-beheerder van het bedrijf, heeft helpen creëren.
Elf jaar later diende hetzelfde plan als uitgangspunt voor een nieuwe crisis: de coronapandemie. Zonder ook maar één belangrijk project te hoeven schrappen, werkt het team van Kulich nu met succes op afstand - net als honderden andere medewerkers op de Slowaakse kantoren. Het kostte hen slechts een week om zich aan de nieuwe situatie aan te passen.
Een eenvoudige, maar belangrijke regel hielp ESET om op schema te blijven: beveiliging en digitalisering hebben de hoogste prioriteit.
Bij het opstellen van het pandemieplan werkte u nauw samen met Daniel Chromek, Chief Information Security Officer bij ESET HQ. Hij zei dat u aan het begin van de crisis van de ene magazijn naar het andere moest rennen om laptops te verkrijgen voor elke werknemer die op een desktop had gewerkt. Waar dacht u toen aan?
Dat deze situatie werkelijk ernstig en uitzonderlijk is. Het was waarschijnlijk de meest indrukwekkende ervaring van de hele crisis. Er waren net strenge beveiligingsmaatregelen van kracht, dus we konden zelf niets uit ons magazijn halen. Toen het wel kon, stonden we in de rij, volgens de Slowaakse afstandsregel van twee meter, met mondkapjes op. Dat maakte indruk. Inmiddels zijn we eraan gewend geraakt, maar het begin was mentaal veeleisend. Als we naar de recente geschiedenis kijken, is deze pandemie gewoon uniek en heeft de mens er geen ervaring mee.
Hoeveel extra apparaten had u nodig?
Ongeveer zestig. Sommige hebben we uit ons magazijn gehaald; anderen hebben we nieuw aangeschaft. Vervolgens moesten we ze instellen, wat meerdere dagen en nachten aan werk vergde. Maar binnen een week is het ons gelukt om iedereen van apparaten te voorzien en uit huis te laten werken.
Hoe ziet een goed voorbereid apparaat voor werken op afstand eruit?
Allereerst moeten de technische parameters de werknemers in staat stellen de gebruikelijke taken uit te voeren wanneer ze vanuit huis werken. In ons geval was het nodig om extra VPN-licenties aan te schaffen zodat meer medewerkers op afstand verbinding konden maken met ons netwerk. Een ander punt was de beveiliging. Buiten het bedrijfsnetwerk zijn apparaten kwetsbaarder voor aanvallen, dus het was van cruciaal belang om de beveiligingsmaatregelen te verhogen. Dit hebben we verzorgd met de installatie van hoogwaardige endpoint-bescherming – in ons geval ESET Endpoint Security – en schijfversleuteling. We hebben ons ook gericht op monitoring, van firewalls tot applicaties – werknemers gebruiken nu meer digitale tools, wat ook een risicofactor is, dus we moeten op de hoogte zijn van eventuele afwijkingen. Daarnaast hebben we ook onze gebruikersondersteuning gerevalueerd.
Kan de gebruikersondersteuning op afstand op dezelfde wijze worden geboden worden als wanneer u allemaal op kantoor bent?
Beter zelfs. Maar eerst moesten we een gestandaardiseerde en geautomatiseerde infrastructuur creëren waar we makkelijker mee kunnen werken. Wanneer een probleem zich voordoet, kunnen we het op meerdere apparaten, werkstations of servers tegelijkertijd oplossen. De problemen van gebruikers zijn min of meer hetzelfde – normaal gesproken hebben ze problemen om verbinding te maken met de kantoorprinter, en nu hebben ze moeite om verbinding te maken met de printer die ze thuis hebben. Beheer op afstand bespaart ons in ieder geval tijd.
Toch is het van cruciaal belang dat u ervoor zorgt dat u de risico’s van beheer op afstand beperkt, vooral wanneer u RDP gebruikt. Dit doen we onder andere met goede uitvoer, authenticatietools en door gebruik te maken van de bestaande kennisbank. Vóór de pandemie renden we vaak van de ene verdieping naar de andere of pendelden we zelfs tussen gebouwen. Nu kunnen we tien gebruikers binnen een uur helpen. Dit is zeker één van de maatregelen die we ook na de crisis zullen behouden. We willen een infrastructuur bouwen waarmee we zoveel mogelijk werk kunnen doen zonder fysiek aanwezig te hoeven zijn. Over het algemeen zijn we van plan persoonlijk contact op alle niveaus te minimaliseren.
Met goede IT-ondersteuning is alles mogelijk
De pandemie heeft de noodzaak benadrukt van effectieve digitale oplossingen waarmee bedrijven kunnen blijven opereren – net als ESET. Hoe illustreert dit de rol van IT in bedrijven?
Het laat zien dat de IT-afdeling een belangrijke partner in het bedrijfsleven moet zijn, in staat moet zijn om te identificeren welke gebieden of diensten essentieel zijn voor het bedrijf en zelfs in tijden van crisis niet kunnen uitvallen. Het vinden van nieuwe online oplossingen gaat hand in hand met beveiliging: hoe meer u uw bedrijf naar de online omgeving verplaatst, hoe meer uw bedrijf in gevaar komt en goed moet worden beschermd tegen digitale bedreigingen. Tegenwoordig is goede IT-ondersteuning de sleutel tot succes. Wanneer een bedrijf digitale transformatie nastreeft, wordt bijna alles mogelijk. De C-suite moet hiervan op de hoogte zijn.
Denkt u dat bedrijven dankzij de crisis digitalisering en IT positiever kunnen gaan zien?
Vast en zeker. Het is duidelijk dat bedrijven die zich hebben voorbereid op digitale transformatie de pandemie beter kunnen weerstaan dan bedrijven die volledig offline waren. Digitalisering zal ook op de lange termijn belangrijk zijn. Hoe meer werknemers op afstand kunnen werken en hoe meer processen online kunnen plaatsvinden, hoe voordeliger het voor bedrijven zal zijn - ook omdat dergelijke maatregelen het ziekteverzuim verminderen.
Het is duidelijk dat sommige onderdelen van het bedrijfsleven nog niet volledig gedigitaliseerd kunnen worden, maar ook kleine veranderingen maken een verschil. Als u bijvoorbeeld uw boekhouding overzet naar een online omgeving, kunt u niet alleen overal en altijd uw financiën beheren, maar bent u ook efficiënter. U kunt met metadata en analyses werken en gegevens eenvoudig vergelijken. Digitalisering kan daardoor het bedrijf verder doen groeien dan bijvoorbeeld het ontwikkelen van een nieuw product.
De introductie van digitale tools is één ding; medewerkers motiveren om ze effectief te gebruiken is een andere zaak. Wat heeft voor u gewerkt?
U moet uw werknemers, hun waarden en attitudes kennen en ze dienovereenkomstig benaderen. Mensen hebben ruimte nodig voor zelfrealisatie en ze zouden taken moeten krijgen die ze leuk vinden. Hierdoor werken ze beter en met plezier. Het is ook essentieel om met medewerkers te praten, zodat ze het belang beseffen van de digitale omgeving – het is alleen dankzij informatietechnologie dat veel mensen veilig op afstand vanuit huis kunnen werken .
Ik geloof dat zelfs degenen die op het werk tot voorheen geen online tools hebben gebruikt, hun weg naar digitale transformatie kunnen vinden. Het draait allemaal om het creëren van een gebruiksvriendelijke omgeving. We zijn tenslotte bijna allemaal actief op sociale netwerken, ook oudere generaties. En als we erin zijn geslaagd ons privéleven te digitaliseren, kunnen we hetzelfde doen met ons werk.